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last update: 16.02.2021

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Projekt-Management

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Tip 7:
Durchführung und Projektsteuerung

Sobald die Planungsphase beendet ist, kann begonnen werden, diese in die Realität umzusetzen. Da die Pläne ja möglichst genau und konkret den Ablauf jeder einzelnen Massnahme enthalten sollten, besteht deren Realisierung einfach aus der schrittweisen Abarbeitung des Geplanten.

Besonders wichtig ist nun die fortlaufende Kontrolle und Steuerung des Projektfortschritts. Wie im Regelkreis dargestellt, erfolgt die Projektsteuerung in ständiger Rückkopplung zwischen Planung und Durchführung: Die Ist-Zustände der ablaufenden Arbeitspakete werden in jeweils der Aufgabe angemessenen Abständen – und besonders an den festgelegten Meilensteinen – mit den Soll-Zuständen der Planung verglichen. Betroffen sind die einzelnen Termine, die Ergebnisse und die Kosten. Bei Abweichungen müssen geeignete, bestenfalls schon vorher geplante Massnahmen eingeführt werden, die den weiteren Projektfortschritt sicherstellen. Unter Umständen kann auch der zugrundeliegende Plan geändert werden, so dass neue Soll-Zustände entstehen. Bei zu grossen Diskrepanzen ist auch ein vorzeitiges Projektende möglich.

Realistischerweise muss man an dieser Stelle sehen, dass aufgrund sich ständig verändernder Bedingungen, ungenauem Vorwissen und neuen Erkenntnissen ein 100%iges Einhalten von Projektplänen nahezu unmöglich erscheint - und dies um so mehr, je komplexer die Aufgabenstellung ist. Abweichungen, Verzögerungen und Planänderungen gehören also zum Alltag und das Ziel sollte sein, diese so gering wie möglich zu halten.

Im Rahmen der Projektdurchführung sollte eine kontinuierliche Dokumentation der Fortschritte erfolgen, sowie eine regelmässige Rückmeldung bzw. Berichterstattung an die Auftraggeber, Projektmitarbeiter und gegebenenfalls an die Abteilungen der Mitarbeiter.

 

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